מאמר: גיוס עובדים ואיתור המועמד המתאים - שלבי התהליך

מאת נאורה אידלסון - 08/03/2010

גיוס עובדים ואיתור המועמד המתאים - משימה אפשרית בהחלט !
גיוס עובדים ובתוך כך מציאת המועמד המתאים ביותר הן לתפקיד והן לתרבות הארגונית, היא משימה מאתגרת אך אפשר לראות בה גם הזדמנות. זוהי הזדמנות להעשיר את הארגון או העסק בנכס היקר לו מכל - עובדים מוכשרים אשר ניחנו ביכולות מגוונות.
אם בשנים עברו היה קושי רב יותר באיתור מועמדים פוטנציאליים לכל משרה ותפקיד, אזי כיום המצב שונה. מחד, הודות לרשת האינטרנט אנחנו נחשפים למאגר גדול יותר של מועמדים פוטנציאליים והסיכוי שלנו לאתר עובד טוב יותר גדל. מאידך גיסא, קשה שלא לטבוע בים קורות החיים הזורמים אלינו...
וכך נוצר מצב שבו מעסיקים ואנשי כח אדם מוצאים עצמם מוצפים בעשרות ומאות קורות החיים ושבויים בהנחה כי גיוס ומיון עובדים זוהי משימה בלתי אפשרית.
אך גיוס עובדים מוכשרים ומתאימים היא משימה אפשרית בהחלט !
בתהליך גיוס עובדים - Time is money
המטרה בתהליך גיוס עובדים היא איתור עובדים שיספקו מענה לצרכי הארגון ולשם כך נדרשת אסטרטגיה מובנית. כזו שתחסוך מכם זמן רב הכרוך בהתעמקות במאות קורות חיים של מועמדים, אשר חלקם אינם רלוונטיים וחלקם כלל אינם עונים על פרופיל התפקיד הנדרש.
לכן חשוב לעבוד עם תהליך איתור עובדים יעיל ומובנה - שיחסוך לכם זמן רב, שכן בתרבות הארגונית של ימינו - Time is money !
אסטרטגיית גיוס עובדים יעילה
אין זה משנה באם אתם עומדים בפני גיוס עובדים רבים או איתור מועמד יחיד, גם אין זה משנה באם זו הפעם הראשונה שאתם עומדים בפני משימת הגיוס או שזו חלק מהגדרת התפקיד שלכם ועשיתם זאת כבר פעמים רבות בעבר, ישנן דרכים בדוקות לייעול התהליך המייגע של איתור עובדים.
תהליך גיוס עובדים דורש תהליך מובנה - בהתאם לשלבים הבאים:

בניית פרופיל תפקיד ומועמד

הגדרת תפקיד - תיאור מפורט של תכני התפקיד ומהותו, תחומי אחריות וכן אופי העבודה.
פרופיל מועמד - תכונות וכישורים נדרשים, השכלה, ניסיון והמלצות.
תנאי עבודה - היקף משרה (שעות עבודה), שכר ותנאים נלווים.


פרסום מודעה בלוחות דרושים, רצוי באינטרנט.
מעבר על קורות חיים וסינונם בהתאם לקריטריונים הנדרשים לתפקיד.
ביצוע ראיון ראשוני עם מועמדים מתאימים - באמצעות הטלפון.
ביצוע ראיון פנים אל פנים עם מועמדים שעברו את הראיון הטלפוני.

גיוס עובדים - סינון קורות חיים:
במעבר על קורות החיים כדאי להתמקד במספר נקודות:

התאמה לפרופיל התפקיד - בניית פרופיל מדויק ומפורט חוסכת זמן רב יקר. אין צורך לשבת ולקרוא כל קורות חיים מההתחלה עד הסוף. מספיקות 10-20 שניות כדי לדעת אם קורות החיים מתאימים לפרופיל או לא. לדוגמא, חברה שמחפשת לגייס מנהלת משרד בעלת לפחות 5 שעות ניסיון, תואר ראשון ו/או שני המתגוררת באזור המרכז, ניתן בסקירה מהירה לאמת את התאמת הקורות החיים לצרכי התפקיד בהתבוננות על השכלה, אזור מגורים שנות ניסיון וניסיון רלוונטי.
סדר וארגון - לא אחת, קורות חיים מסודרים יכולים להעיד על אופי המועמד ועל התנהלותו המקצועית ויכולתו לעבוד בצורה מסודרת ושיטתית.
הצגת הכתוב - יש לתת תשומת לב להתנסחויות, לכושר הביטוי, לפירוט מול חוסר מידע ולשגיאות כתיב - כפי שהם באים לידי ביטוי בקורות החיים.
ותק במקום עבודה - עבודה במקום אחד במשך שנים מעידה בדרך כלל על "רצינותו" של המועמד, יכולת ההתמדה שלו ונאמנותו לעבודתו.
מסלול קריירה מובנה - עבודה בתחומי עבודה עקביים והתקדמות בסולם דרגות של תפקידים מעידה על יכולת התמקדות ויכולת צמיחה והתפתחות אישית.
פעילות נוספת- ציון תחביבים ופעילות התנדבותית יכולים לפתוח צוהר אל אישיותו של המועמד ולהעיד לא רק על ניסיונו המקצועי.

בראיון עם המועמד כדאי להתמקד במספר נקודות:

יכולת לעבודה בצוות ויחסי אנוש טובים - שאלות לדוגמא:

"ספר/י על מצב בו היית חלק מקבוצה עם מטרה ויעדים ברורים. איך הושגה המטרה כקבוצה ומה היה תפקידך בקבוצה?"
" ספר/י על מקרה בו הצלחת לפתח יחסים פרודוקטיביים עם אחרים, על אף שהיו להם דעות שונות משלך"


יכולת ליזום ולחדש - שאלות לדוגמא:

" ספר/י על מקרה בו מצאת דרך חדשה וטובה יותר לעשות משהו מיוחד. מאיפה שאבת את הרעיון?"
" ספר/י על מקרה בו באת עם רעיון חדש שבסוף התקבל ויושם. מה היה התהליך ומה היו התוצאות?"


יכולת לגלות עצמאות בעבודה ולהוביל פרויקטים - שאלות לדוגמא:

" ספר/י על מקרה בו לקחת אחריות על משהו, השגת תמיכה והבאת לתוצאות."
" ספר/י על מקרה שמשהו מיוחד מצוין הושג בזכותך, והתהליך שעשית על מנת שזה שיקרה."


יכולת לפתרון בעיות באופן עצמאי - שאלות לדוגמא:

"תאר/י מקרה בו נתקלת בבעיה קשה וכיצד פתרת אותה."
" ספר/י על מקרה בו היית צריך לנתח נתונים במהירות, להגדיר עקרונות מפתח ולפתח תוכנית שתביא לתוצאות טובות.


יכולת לעבוד במקביל על מספר דברים (MULTI TASKING) - שאלות לדוגמא:

" ספר/י על מקרה בו היית צריך לעבוד מהר כדי לעמוד ב- deadline. מה עשית כדי להבטיח שתעמוד בזמנים? באיזה תהליך השתמשת לעשות את העבודה? איך הגדרת סדרי עדיפויות?"
"תאר/י תהליך של מצב בו היית צריך/כה לבחור מתוך הרבה פעילויות את הדברים החשובים באמת ולדאוג שהם נעשים."



גיוס עובדים אפקטיבי
אם כן, נראה כי אם פועלים על פי אסטרטגית גיוס עובדים מובנית, התהליך הארוך והמייגע של גיוס עובדים ואיתור המועמד המתאים ביותר לארגון יכול להיות תהליך יעיל, ממוקד ומהיר הרבה יותר.
וטיפ אחרון - גייסו רק מועמדים שלא מעוררים בכם ספקות או סימני שאלה.

דוגמא לטופס פרופיל תפקיד ומועמד
הגדרת תפקיד
שם תפקיד: מנהל/ת משרד
תאור תפקיד: ניהול הפן האדמיניסטרטיבי של המשרד ויד ימינו של המנכ"ל
תחומי אחריות: ניהול שוטף של המשרד, מעקב ובקרה אחר פעילויות שוטפות, ניהול יומן ותיאומי פגישות, ניהול קשרי לקוחות וספקים, הכנת דוחות ומצגות, ארגון אירועי חברה
אופי העבודה: דינמי. לעיתים לחוץ
כפיפות בארגון: למנכ"ל ולמנהל כספים
פרופיל מועמד
מין: נ/ז
גיל: 23-55
השכלה: עדיפות לתואר ראשון
סטאטוס: ללא עדיפות
אזור מגורים: גוש דן
רכב: לא הכרחי
תכונות נדרשות: יכולת סדר וארגון, יכולת ניהול מספר משימות במקביל וביצוע סדרי עדיפויות, יכולת התנהלות באופן עצמאי, יוזמתיות, יכולת תפקוד במצבי לחץ, יחסי אנוש טובים, אמינות, מסירות למקום העבודה
כישורים נדרשים: סביבת אופיס - וורד, אקסל, PP - ברמה גבוהה, אנגלית ברמת ניסוח תכתובות
ניסיון נדרש: לפחות 3 שנות ניסיון בתחום ניהול משרד, רצוי אקדמאית תואר ראשון
תנאי עבודה
ימי פעילות: א'- ה'
שעות עבודה: 9:00 - 17:00
שכר ברוטו: 7,000 ש"ח
תנאים נלווים: על פי חוק



נאורה אידלסון, מייסדת ובעלים של ביזנס פוקוס, המספקת שירותי משרד במיקור חוץ לעסקים קטנים ובינוניים בתחום אדמיניסטרציה, רכש ומשאבי אנוש.

בעלת 20 שנות ניסיון בתפקידי ניהול בתחום הרכש, משאבי אנוש ואדמיניסטרציה, בשפה העברית והאנגלית, בחברות גדולות ובינלאומיות מובילות במשק (פרוקטר אנד גמבל, טלרד נטוורקס, פרטנר).
מתמחה בבניית נהלי משרד, תהליכים ושיטות עבודה בתחום אדמיניסטרציה ורכש.
בעלת תואר ראשון בתקשורת מאוניברסיטת בר אילן.


ביזנס פוקוס חוסכת לבעלי עסקים עשרות שעות עבודה בחודש בכך שלוקחת על עצמה את ביצוע כל המטלות האדמיניסטרטיביות השוחקות והמייגעות ומפנות לאותם עסקים זמן יקר, כדי שיוכלו להתמקד בניהול העסק ובשיווקו.

http://www.businessfocus.co.il


מקור המאמר:http://www.articles.co.il/article.php?id=48209