מאמר: פיתוח ארגוני והתמודדות עם שינויים

מאת זיו פורת - 04/03/2010

שינוי והתהליך הארגוני
אומרים ששינוי הוא הדבר הקבוע ביותר שקיים. כולנו משתנים כל הזמן, הכול משתנה ללא תלות באנשים או אירועים. כך גם הארגון. כל ארגון באשר הוא (לצד ביצוע משימותיו השוטפות), משתנה כל הזמן; עובדים חדשים, לקוחות ושווקים חדשים, רעיונות חדשים, שדרוג במערכות, שינויים פוליטיים, תחלופת מנהלים, שינויים במצב במזג אוויר ועוד'. התהליך הארגוני מתייחס לשינוי כהנחת יסוד ומטפל בו.
הנחת השינוי מחייבת כי כל הזמן יעלו צרכים (הארגון מזהה נושאים לגביהם הוא נדרש לקבל החלטות, ובהם הוא נדרש לטפל). הצרכים הופכים לפתרונות חדשים. שינויים אותם נדרש לבצע בתהליכים הקיימים. הארגון משתנה ונדרש להעריך את המידה בה השינוי נתן מענה לצורך. התהליך כמובן חוזר על עצמו שוב ושוב.
התהליך הארגוני:

זיהוי הצורך - תהליך בו מזוהים פערים בהספקים, באיכות, בניצול המשאבים, ביעילות ובהשגת היעדים.
החלטה על השינוי - הפערים הופכים לפתרונות. לשינויי שהארגון נדרש לבצע על-מנת לסגור את הפער
תכנון השינוי - התווית תהליך העבודה הנכון, התוויית הדרך החדשה. במידה וקיים כשל באחת המערכות נדרש הארגון להתוות תהליך חדש להשגת המטרות של אותה מערכת. תהליך שייתן תפוקה טובה ויעילה יותר.
ניהול השינוי - תכנון תהליך ההטמעה ומימושה. הארגון נדרש ללמוד לבצע את תהליכי העבודה החדשים ביעילות גבוהה.
הערכה - הערכת ההצלחה של השינוי להביא לסגירת הפער. תכנון תהליך רב מימדי של הערכה על מנת לוודא שאכן השינוי הושג והוא אמנם הביא לתפוקות הרצויות אותם הוא היה אמור להביא.

המחשה של התהליך:למשל כאשר ארגון מזהה פער ביכולת לתת מענה לדרישות השוק (צורך). הוא עשוי להחליט לשנות את הטכנולוגיה באמצעותה הוא מייצר(פתרון עקרוני). הוא רוכש את הטכנולוגיה ומגדיר את תהליכי העבודה החדשים הדרושים לעבודה באמצעות הטכנולוגיה החדשה (תכנון השינוי). לאחר שהוגדר התהליך החדש, מתכנן הארגון את תהליך ההטמעה (העברה נכונה של הנתונים, הדרכות לעובדים, קליטת בעלי תפקידים חדשים רלוונטיים, טיפול בהתנגדויות להחדרה ועוד) (ניהול השינוי). לאחר שבוצע התהליך נדרש הארגון לבחון באיזו מידה ההטמעה הצליחה וכן האם הטכנולוגיה החדשה סגרה את הפער כפי שהיה מצופה (הערכה).
לסיכום:תהליך זה של מענה שוטף ואין סופי לשינויים שמתרחשים מתקיים בכל ארגון באשר הוא. הארגון החכם יהיה מודע לתהליך, ייזום מנגנונים לאיתור הצרכים ומתן מענה להם וכך ישלוט בו עד כמה שניתן. ארגון שלא יעשה כן או יבנה מנגנונים שאינם מספקים יהיה נתון כל הזמן לשינויים אותם הוא לא חזה ולהם הוא לא התכונן. ארגון כזה מנהלים ועובדים יחיו בתנאי אי וודאות ותפקודו של ארגון כזה ילך ויפגע. מכאן החשיבות הרבה ביצירת מנגנונים קבועים לזיהוי צרכים ולטיפול שוטף בהם. מנגנונים לתהליכים גנריים של אבחון צרכים. נהלים סדורים דרכם מקבל הארגון החלטות מה עושים בנוגע לפערים. הגדרת גורמים שיהיו אחראיים על תכנון וניהול השינויים. וכמובן יגדיר לעצמו תהליכים סדורים להערכת האפקטיביות של הארגון בכלל ולהערכת ההצלחה של השינויים שבוצעו בפרט.


זיו פורת מנכ"ל משותף בחברת איי או פי מולטי מדיה בע"מ
15 שנה יועץ לפיתוח הדרכה ומנהל הדרכה בכיר בחיל האוויר ובחמ"ן
http://www.aop.co.il

מקור המאמר:http://www.articles.co.il/article.php?id=56109