מאמר: 3 סיבות פרקטיות ליישום תהליך הערכת עובדים

מאת אורן אדלר - 04/03/2010

ניתן לתעל את תהליך הערכת עובדים גם לשורה התחתונה המעניינת את הדרג הבכיר- שיפור ביצועי הארגון. כיצד ? למד במאמר זה .
שיפור תוצאות באמצעות מוטיבציה
תפוקה של עובד היא נוסחה מתמטית. ביצוע= יכולת* מוטיבציה.. לרוב יכולת של עובד היא נתונה. ואם היא משתנה, אז היא משתנה לאורך זמן. לכן, לרכיב של המוטיבציה השפעה עצומה בטווח הקצר על השורה התחתונה. כולנו מכירים מהי "בעיית" מוטיבציה מתוך החיים הפרטיים שלנו. בקושי קמים, מבצעים ללא חשק לעיתים בחוסר ריכוז, מבצעים בחוסר יעילות ומבזבזים זמן רב בנושאים שאינם קשורים לעבודה. אני חושב שלכול אחד מאיתנו זה קרה. ירידה במוטיבציה איננה הבעיה כלל. הבעיה היא לאתר שזאת היא הבעיה, לאתר בזמן ולטפל בזמן. כדי להבין את מלוא ההשפעה של המוטיבציה על התפוקה נשתמש בנוסחא. הציון המקסימאלי של ביצוע הינו 100 ( יכולת 10 כפול מוטיבציה 10 =100 ). מכוון שאין עובד מושלם ניקח מצב אמצע. יכולת 8 ומוטיבציה 8. כעת לשם הדוגמא, המוטיבציה נפגעה בשתי יחידות וירדה ל- 6. ההשפעה על הביצוע היא דרמטית. הביצוע ירד מ- 64 ל- 48 . כלומר ירידה של 25% בשורה התחתונה. זה לא מעט. האם זה משהו ששווה לטפל?
כיצד להערכת עובדים יכולה להיות השפעה על שיפור המוטיבציה? באמצעות שאלון הערכה "חכם" אנו יכולים לראות אם הבעיה קיימת או לא. לא רק זאת אנו יכולים לבצע משוב 360 מעלות ולקבל חוות דעת רבות כדי לאשר שזאת אכן הבעיה. כדי להפוך את המידע למוצק לגמרי, המנהל, בעת ראיון ההערכה, יתשאל את העובד כדי לאשר שאכן זה המקרה. לאחר שהמידע קיים אנו נמצאים ב- 80% מן הפתרון. כעת נותר רק לנקוט פעולות על ידי המנהל הישיר ומשאבי אנוש כדי לשפרה. חשוב לציין,מרבית בעיות המוטיבציה לא יהיו קשורות לחוסר שביעות רצון מנושא השכר. כך שאין חשש מצד המעסיק לפתוח זאת מבלי הצורך ישר לשלם מכיסו על תוספות. להלן שתי דוגמאות לבעיות ופתרונות שננקטו:

הבעיה- בעיות אישיות בבית אשר השפיעו על ריכוז העובד ולכן על תפוקתו. הפתרון- שיחת "הרגעה" על ידי משאבי אנוש שבה העובד הופנה לקבלת סיוע בייעוץ , אמפטיה של המעסיק והתחשבות בהורדת לחץ העבודה למספר ימים. לאחר מספר ימים חזר העובד לתלם כמעט לחלוטין.
הבעיה- עובד שלא היה מקובל חברתית על צוות העבודה. הערימו עליו קשיים ונוצר אצלו תסכול רב. הפתרון- לאחר ניתוח הבעיה נעשה שיבוץ העובד לצוות אחר ושם הוא "פרח".

שיפור תוצאות באמצעות מניעת "בריחת מוחות"
בתוך יחידת העבודה יושבים זה לצד זה, העובד המצוין, העובד הבינוני והעובד בעל הביצועים הנמוכים. לא תמיד למנהל הישיר ולא להנהלה יש כלים לזהות את העובדים המצוינים, או את העובדים בעלי הפוטנציאל למצוינות. חלק מן העובדים המצוינים "מאלצים" את המערכת לזהות את כישרונם ולקבל הערכה וקידום בהתאם לכישוריהם. אך חלקם אינם כוחניים דיים, והם אלה אשר מחפשים להם מעסיק אחר אשר יעריך, יפרגן ויתגמל אותם בהתאם לכישוריהם. זאת הנקודה שבה מתחילה "בריחת המוחות".
תהליך הערכת עובדים תקופתי ולעיתים הערכת עובדים המלווה בסקר פנים ארגוני, יכול לזהות בקלות את האוכלוסייה הנ"ל בכול הרמות: מחלקה תפקיד וארגון. מכאן יש רק להתחיל באימוץ מדיניות פרקטית אשר מפגינה את הערכת המערכת הארגונית לעובדים הכישרוניים תוך נקיטת האמצעים הבאים :

הערכה ישירה בע"פ של הממונה הישיר (בוס) בתוך שיחת ההערכה
קידום בתפקיד/הכשרה מתאימה
התווית מסלול קריירה
קידום בשכר/תנאים/סטטוס וכיבודים למיניהם

חוק פארטו או כפי שהוא מכונה חוק 20/80 תקף גם כאן. 20% שהם המצוינים אחראים על 80% מהתוצאות. זו מהווה סיבה מספיק טובה לרצות לאתר ולטפח אותם.
שיפור תוצאות באמצעות יעדים מסונכרנים בכול רמות הארגון
בשל סביבות מאוד מורכבות ומשתנות ובשל חוסר וודאות גבוהה, ארגונים מגיעים למצב של חוסר סנכרון ביעדים ובמטרות. המחיר של חוסר סנכרון היעדים מתבטא בחוסר יעילות. כאשר מבזבזים אמצעים מיותרים כדי להגיע למטרות. או אף חמור מכך, לעבוד בצורה לא אפקטיבית, כלומר לעבוד על מטרות שאינן מקדמות את היעדים הרצויים. שיחות משוב והערכת עובדים מהוות הזדמנות מצוינת לבצע " reset" ולסנכרן את היעדים מחדש.
מנהל יחידה או מחלקה ארגונית יכול להיות נשכר ביותר מביצוע הארגון מחדש:

תכנון והקצאת אמצעים מחדש
שינוי/תיקון/הוספת יעדים
הסרת חסמים מכול סוג
תמרוץ והנעת הצוות להגיע ליעדים

דווקא לארגונים אשר אינם עובדים על פי שיטת ניהולי יעדים (נל"י) או לארגונים קטנים. תהליך הערכת עובדים (לעיתים נקרא גם הערכת ביצועים) יכול להוות כלי עזר מצוין לכך.
לסיכום,
חלק ממקבלי החלטות נרתעים מיישום תהליך הערכת עובדים בשל "הרעש" שהוא מייצר ותפיסה כללית שהתהליך כבד ומיותר. חלק ממקבלי ההחלטות מכירים את הצדדים "הרכים" והאיכותיים של תהליך הערכת העובדים ומביטים עליו כתהליך הנחוץ לעובד ולתקשורת הארגונית בכללותה. זה נכון. אך ניתן להפיק יותר הרבה יותר מכך. מאמר זה מנסה לשנות את הפרספקטיבה ולטעון שתהליך הערכת העובדים יכול לשפר את הביצועים העסקיים בשורה התחתונה, באמצעות: הנעת עובדים, שימור עובדים טובים וסנכרון יעדים.
לפרטים נוספים על שירותינו, בקרו באתר www.westwind-global.com

אורן אדלר הינו יועץ ארגוני ומנכ"ל חברת Westwind-global אשר מתמחה בייעוץ, תכנון וניהול תהליכי הערכת עובדים, משוב 360 וסקר ארגוני באמצעות פלטפורמות ממוחשבות. אני מאמין שתהליך הערכת עובדים הוא אחד הכלים הניהוליים החשובים ביותר, ומשוב הינו כלי עוצמתי בידי המנהל. שמנו לנו למטרה להפוך את המשוב ואת תהליך הערכת עובדים לכלים פשוטים לשימוש וזמינים לכל מנהל וארגון. כתבו אלי ל- oadler@westwind-global.com | אתר: www.westwind-global.com

מקור המאמר:http://www.articles.co.il/article.php?id=53410